automatische Belegverbuchung

Die vielen Softwareangebote zur vollautomatischen Belegauslesung und Verbuchung suggerieren, dass die Datenerfassung der Vergangenheit angehört und somit die Arbeit im Rechnungswesen künftig nahezu vollautomatisch ablaufen wird. Wenn man aber genauer hinschaut, kann, ja muss man das wohl differenzierter betrachten.

Die Ansprüche von Unternehmern an die Ergebnisse der Digitalisierung, die ich in meinen Beratungsprojekten immer wieder vernommen habe, sind: schnelle und richtige Auswertungen, detaillierte Analysen über ergebnisbeeinflussende Faktoren und vor allem individuelle auf die Strukturen eines Unternehmens zugeschnittene Informationen.

Das Ziel der Hersteller der oben genannten Buchungsautomaten ist aber, die Belege – also Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Reisekostenabrechnungen und Bankbewegungen ohne Mithilfe von Menschen korrekt zu erkennen und zu verbuchen. Die Mittel, derer sich die Hersteller dieser Software bedienen sind OCR-Erkennung und Datenbanken die auf Basis bisheriger, von Menschen erfasster Rechnungen versuchen, möglichst viele Komponenten eines Beleges mit den „Erfahrungsbelegen“ zu vergleichen und daraus einen sicheren Buchungsvorschlag zu erzeugen. Nach Aussage eines Datev-Mitarbeiters basiert die neue Version der Datev-Belegverbuchung auf den Erfahrungen von ca. 1,2 Milliarden bisher verbuchten Belegen. Ich kann mir schon vorstellen, dass somit die Ergebnisse dieser Buchungsautomaten ziemlich gut sind. Warum aber darüber diskutieren?

Eine vollautomatische Buchung ist umso leichter, desto allgemeiner die Ergebnisse sein sollen. Wenn also eine Rechnung über die monatlichen Kosten der Mobiltelefone eines Unternehmens verbucht werden sollen, dann wird das automatisch relativ einfach möglich sein, wenn die Gesamtsumme auf einem Standard-Konto verbucht wird. Ist der Anspruch des Unternehmens aber, dass die einzelnen Geräte den jeweiligen Nutzern zugeordnet werden, dann scheitert diese vollautomatische Verbuchung, zumindest aber wird es wesentlich komplexer, diese Aufgabe einer Software beizubringen. Ähnlich verhält es sich bei allen Belegen, die ähnliche Besonderheiten beinhalten. Desto komplexer die Ansprüche des Unternehmens an das Controlling sind, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass derartige Buchungsautomaten einen sinnvollen Beitrag zur Digitalisierung liefern. Im Gegenteil werden Nachbearbeitungen zu deutlichem Mehraufwand in der Buchführung führen.

Bei Unternehmen, die auf derartige Buchungsautomaten setzen, wird die reduzierte Datenerfassung einer sinnvollen Digitalisierungsstrategie im Wege stehen. Daten sind die Basis aller digitalen Prozesse. Wenn bei der Erfassung von Ursprungsinformationen die Datenkomplexität zugunsten automatischer Erfassung maximal reduziert werden, fehlen die Daten für entsprechende Folgeprozesse. Die Digitalisierung ist also bereits am Anfang in die Sackgasse getrieben.

Was aber ist die Lösung für wachstumsorientierte mittelständische Unternehmen? Aus meiner Sicht muss der Focus auf die korrekte Datenerfassung bereits bei der Erfassung der Ursprungsbelege gelegt werden. Entgegen vieler Erwartungen ist das nicht etwa mit Mehraufwand bei der Erfassung verbunden, sondern benötigt lediglich die Zusammenfassung bisher bereits auf verschiedenen Ebenen des Prozesses erfassten Daten. So macht es zum Beispiel Sinn, bereits den Bestellprozess in die Datenerfassung zu integrieren, ebenso wie die Rechnungsprüfung. Hier werden bereits heute viele der relevanten Daten definiert und geprüft. Leider bieten die wenigsten Softwareanbieter diesen Prozess als integrierte digitale Version an. Hier gilt es anzusetzen, denn erst dann werden die Folgeprozesse – die erfahrungsgemäß wesentlich komplexer sind als die Datenerfassungsprozesse – einer digitalen Bearbeitung zugänglich gemacht.

Im Ergebnis muss man sich als Unternehmer die Frage stellen, was ich für Erwartungen an meine Buchhaltung und an mein Controlling habe. Wenn es für mich ausreichend ist, korrekte Umsatzsteuervoranmeldungen und Steuererklärungen zu bekommen und mir mein Kontostand als Barometer für meinen wirtschaftlichen Erfolgt ausreicht, dann bin ich mit einer Software gut bedient, die eine nahezu vollständige Automatisierung des Erfassungsprozesses zum Ziel hat. Versteht mich nicht falsch – auch diese Sichtweise ist vollkommen okay und für viele Selbständige sogar der zu empfehlende Weg. Wenn ich aber eine ambitionierte Wachstumsstrategie verfolge oder schon ein etabliertes Unternehmens mit entsprechender Komplexität habe, dann führt diese Strategie in die Sackgasse. In diesen Fällen sollte man sich nicht von vermeintlich schnellen Digitalisierungserfolgen blenden lassen sondern ein vernünftiges Projekt daraus machen.

In meinem Blog möchte ich Euch aus meinem Beratungsalltag berichten und Euch so einen Einblick in verschiedene Strategien zur Digitalisierung geben. Ich würde mich sehr freuen, Feedback auf meine Beiträge zu bekommen und auch Erfahrungsberichte aus Euren Projekten lesen zu dürfen.

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